Saat mengikuti proses seleksi di suatu perusahaan, terdapat beberapa tahapan yang akan dilalui oleh pelamar kerja dan salah satunya adalah offering letter. Secara harfiah offering letter adalah surat penawaran kerja. Offering letter merupakan surat penawaran yang menyatakan bahwa calon pelamar diterima bekerja pada perusahaan tersebut. 

Dalam offering letter, perusahaan akan menjelaskan benefit apa saja yang akan diterima oleh pelamar kerja serta informasi singkat mengenai hak dan kewajiban. Biasanya, perusahaan akan meberikan rentang waktu tertentu bagi pelamar kerja untuk mempelajari offering letter yang sudah diberikan. Pada tahap ini, akan terjadi proses negosiasi antara pelamar kerja dengan pihak perusahaan terkait benefit yang ditawarkan.

Offering letter berbeda dengan kontrak kerja. Menurut Undang-Undang No 13 Tahun 2002 tentang Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan), perjanjian kerja adalah perjanjian antara pekerja dengan perusahaan yang memuat syarat kerja, hak, kewajiban kedua belah pihak, atau ketentuan kerja lainnya. Kontrak kerja bersifat mengikat secara hukum, sedangkan offering letter hanya bersifat sebagai penawaran untuk bekerja sehingga tidak mengikat secara hukum.

Kontrak kerja umumnya akan diberikan saat pelamar kerja setuju dan sudah mengembalikan offering letter yang sudah di tanda tangani kepada perusahaan.

Offering letter tidak selamanya tertulis, ada beberapa perusahaan yang menyampaikan penawaran secara verbal. Offering letter yang tertulis, akan membantu pelamar kerja dan perusahaan agar dapat memahami isi secara lebih baik serta pembuktian secara hitam di atas putih yang diperlukan agar kedua pihak sama-sama mengetahui dan sepakat mengenai perannya masing-masing sehingga tidak salah tafsir.

Terdapat beberapa informasi yang harus kamu perhatikan saat menerima offering letter. Apa saja itu? Yuk simak!

1. Posisi dan Level Jabatan

Dalam offering letter, perusahaan akan mencantumkan posisi dan level jabatan yang akan ditempati oleh pelamar kerja. Pastikan posisi dan level jabatan yang diberikan tidak berbeda dengan yang kamu lamar. Jika ada perbedaan, pastikan ke pihak SDM agar tidak ada informasi yang salah saat kamu masuk pada perusahaan tersebut. 

2. Nominal Upah/Gaji

Saat menerima offering letter, perusahaan akan mencantumkan nominal upah/gaji yang akan diterima oleh pelamar kerja. Nominal upah bisa terdiri dari gaji pokok, uang makan, uang transport dan beberapa tunjangan lainnya tergantung dari kebijakan perusahaan. Pastikan saat menerima upah/gaji, penarawan yang diberikan sesuai dengan Upah Minumum Provinsi (UMP) pada daerah masing-masing dan perhatikan apakah upah/gaji tersebut menggunakan sistem gaji kotor (gross) atau gaji bersih (nett).  

3. Fasilitas atau Benefit Lain-lain

Penting bagi pelamar kerja untuk mengetahui fasilitas atau benefit lain yang diberikan oleh perusahaan. Fasilitas atau benefit lain seperti tunjangan kesehtan, BJPS, cuti, bonus tahunan, insentif, THR, maupun fasilitas pendukung untuk bekerja seperti laptop atau PC. Perusahaan akan memberikan fasilitas atau benefit lain sesuai dengan ketentuan yang ada di peraturan ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan.

4. Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan menjadi hal yang tidak kalah penting saat menerima offering letter dari perusahaan. Deskripsi pekerjaan akan memberikan pemahaman kepada kamu sejauh mana peran, tanggung jawab dan target kerja yang diharapkan oleh perusahaan. Minta kepada pihak SDM perusahaan untuk memberikan informasi detail terkait deskripsi dari pekerjaan, struktur organisasi pada team yang akan kamu masuki dan ketentuan kerja lainnya.

5. Tanggal Konfirmasi

Terdapat 2 tanggal konfirmasi yang harus kamu perhatikan saat menerima offering letter. Pertama, tanggal konfirmasi pengembalian offering letter yang telah disetujui. Pihak SDM akan memberikan tenggang waktu tertentu bagi pelamar untuk mempertimbangkan penawaran yang sudah diberikan. Kamu bisa langsung menandatangai offering letter jika benefit yang dirasakan sudah sesuai dengan ekspektasi kamu. Namun jika ingin mempertimbangkan benefit yang ditawarkan, mintalah kepada pihak SDM kelonggaran waktu untuk pengembalian offering letter. Jangan terlalu lama dalam mempertimbangan offering letter yang diberikan, bisa saja penawaran tersebut akan diberikan kepada kandidat yang lain karena perusahaan akan beranggapan bahwa kamu tidak benar-benar berminat dengan penawaran yang diberikan. 

Kedua, tanggal konfirmasi efektif bekerja di perusahaan baru. Saat kamu sudah setuju dengan penawaran yang diberikan, pihak SDM akan melakukan konfirmasi tanggal kamu bisa join di perusahaan yang baru. Umumnya saat pegawai mengajukan resign, rata-rata perusahaan akan menerapkan kebijakan one month notice. Hal ini berfungsi untuk mempersiapkan hand over pekerjaan. Perusahaan yang akan kamu tempati nanti, biasanya meminta pelamar untuk join secepatnya. Jika kamu masih harus menyelesaikan tanggung jawab di perusahaan saat ini, berikan penjelasan kepada pihak SDM agar negosiasi terkait dengan tanggal kamu masuk dapat ditentukan. Jika sudah mempunyai cuti tahunan, gunakan cuti tahunan untuk memotong masa one month notice.

Semoga informasi diatas dapat membatu kamu lebih paham tentang offering letter dan hal yang perlu diperhatikan saat menerimanya. 

Sumber:

https://blog.skillacademy.com/offering-letter-adalah

https://glints.com/id/lowongan/offering-letter/#.ZFR4NXbP3IU