Demi mencapai target tim yang sudah ditentukan oleh perusahaan, seorang leader atau manajer harus memiliki strategi, menjaga kondisi performance timnya agar tetap produktif, dan terus meningkatkan potensi yang dimiliki oleh masing-masing anggota tim. Namun dalam realisasinya, tidak jarang kinerja tim mengalami fluktuatif dan disini manajer memiliki peran penting untuk melakukan coaching dan mentoring guna menelaah masalah yang sedang dialami oleh tim.

Coaching dan Mentoring merupakah metode yang terkadang jarang dilakukan oleh leader atau manager untuk mengembangkan kemampuan timnya. Alih-alih hanya mengandalkan training, dengan metode coaching dan mentoring seorang leader atau manajer mampu mengetahui lebih detail masalah yang dihadapi, meningkatkan engagement antar tim, dan membuka kesepatan bagi anggota tim untuk menapaki jenjang karier yang lebih tinggi.

Dikutip dari laman about leaders, studi yang dilakukan Wharton/Gartner menghasilkan bahwa karyawan yang menerima dan melakukan mentoring antar karyawan, lima sampai enam kali lebih tinggi mendapatkan promosi dari pada yang tidak.

Lalu bagaimana cara melakukan coaching dan mentoring terhadap tim? Simak Informasi dibawah ini.

Apa itu Coaching & Mentoring?

Pada dasarnya coaching dan mentoring adalah metode untuk mengembangkan kemampuan, keterampilan, serta pengetahuan untuk meningkatkan prestasi dan produktivitas dalam bekerja. Coaching merupakan metode pengembangan kemampuan, keterampilan, dan pegetahuan yang dilakukan secara terstruktur dalam jangka waktu tertentu untuk mencapai keterampilan yang dapat membantu pekerjaan saat ini. Sementara mentoring adalah metode pengembangan kemampuan, keterampilan, dan pengetahuan yang dilakukan dalam waktu yang lebih panjang dan tidak terstruktur, bertujuan untuk pembelajaran yang lebih luas dan pengembangan pribadi serta karier.

Dalam penerapannya, coaching dan mentoring tidak dapat berdiri sendiri atau hanya dilakukan oleh beberapa pihak saja. Perlu komitmen bersama dan menjadi budaya perusahaan baik antar tim, manajer, dan management agar kemampuan, keterampilan, dan pegetahuan yang ingin dicapai dapat terealisasikan.

Skill Penting Dalam Coaching & Mentoring

Sebelum melakukan coaching dan mentoring terdapat beberapa skill penting yang harus diperhatikan agar proses yang dilakukan dapat berjalan lancar. Skill penting tersebut diantaranya:

1. Active listening

Active listening atau menjadi pendengar aktif merupakan keahlian mendasar yang harus dimiliki seseorang leader atau manajer saat ingin melakukan coaching dan mentoring. Active listening akan membantu seseorang untuk menggali informasi seperti kesulitan yang dihadapi dalam pekerjaan, memahami perspektif yang dimiliki oleh tim, dan harapan yang ingin dicapai oleh anggota tim. Saat seorang leader atau manajer menerapkan active listening artinya, dia secara penuh meberikan perhatian pada lawan bicaranya dan dalam hal ini bisa anggota tim atau rekan kerja. Memberikan perhatian secara penuh dapat tercermin dari:

• Mempertahankan kontak mata dengan lawan bicara
• Memberikan dan memperhatikan respon non verbal (menganggung, tatapan mata, atau ekspresi wajah) maupun verbal secara positif
• Fokus pada informasi yang disampaikan dan mengesampingkan pemikiran atau kekhawatiran pribadi
• Tidak menyela lawan bicara
• Meringkas kembali apa yang dikatakan lawan bicara, untuk memperjelas pemahaman Anda tentangnya

2. Empathy and understanding

Saat mendengarkan anggota tim atau rekan kerja berbicara, penting bagi seorang leader untuk mampu merasakan atau berempati atas perasaan yang sedang dirasakan oleh anggota timnya. Rasa empati yang muncul dapat membantu seorang leader untuk memahami kondisi tim dan membantu dirinya untuk menemukan solusi yang tepat. Kemampuan berempati dan mengerti kondisi orang lain, akan membantu anda untuk bersikap objektif dan tidak menghakimi.

3. Komunikasi

Komunikasi membantu leader dalam berdiskusi dan memberikan saran kepada tim saat proses coaching dan mentoring berlangsung. Membangun komunikasi yang baik, akan membantu seorang leader untuk memahami kondisi dan masalah yang sedang dihadapi oleh timnya. Leader dapat mengajukan pertanyaan dan memberikan feedback yang beguna untuk membantu memecahkan masalah serta membangun motivasi tim untuk kembali produktif. Perhatikan gaya berkomunikasi Anda kepada tim agar mereka mau terbuka. Gunakan teknik open quotion, tidak bersifat menghakimi, jelas, dan libatkan mereka untuk berdiskusi guna menentukan solusi dan tujuan bersama.

Cara Melakukan Coaching & Mentoring

1. Tentukan tujuan

Sebelum Anda memulai coaching atau mentoring, penting untuk menentukan tujuan atau sasaran jelas yang ingin dicapai dan bagaimana cara mengukur kesuksesan atau perubahan sikap dari anggota tim agar proses yang berjalan tidak sia-sia. Perlu ditekankan bahwa, coaching dan mentoring merupakan dua pendekatan berbeda dalam menentukan tujuan yang ingin dicapai. Coaching membantu anggota tim Anda meningkatkan kinerja dan keterampilan mereka dibidang tertentu, seperti komunikasi, pemecahan masalah, atau kerja tim. Sementara mentoring, lebih berfokus pada bimbingan dan dukungan untuk pengembangan karier serta personality dari anggota tim Anda seperti mengeksplorasi minat, kekuatan, dan tujuan mereka. Jadi, tetapkan tujuan yang ingin dicapai maka Anda bisa mengunakan salah satu metode ini atau menggabungkan keduanya.

2. Bangun rasa percaya dan hubungan baik dengan anggota tim

Agar proses coaching dan mentoring dapat berjalan dengan lancar, perlu di dasari dengan rasa percaya dan membina hubungan yang baik antara Anda dan anggota tim. Dalam mebangun rasa percara dan hubungan yang baik, anda dapat menunjukkan rasa empati, mendengarkan secara aktif, mengajukan pertanyaan terbuka, memberikan umpan balik yang konstruktif, dan menghargai pencapaian dan tantangan mereka. Selain itu, penting bagi Anda untuk menghargai batasan yang dibuat oleh anggota tim, menjaga kerahasiaan terkait hal-hal pribadi yang mungkin diceritakan oleh anggota tim, dan menghindari sikap menghakimi, kritis, atau memaksakan pandangan atau solusi Anda sendiri. Dengan menciptakan lingkungan yang aman dan mendukung, Anda akan mendorong anggota tim untuk lebih terbuka, mampu menyampaikan kekhawatiran mereka, dan meminta nasihat Anda.

3. Gunakan teknik GROW

GROW merupakah salah satu teknik yang popular dan efektif digunakan saat melakukan coaching dan mentoring. GROW merupakan singkatan dari Goal, Realistic, Option, dan huruf W-nya bisa Will, Wrap Up, Way forward. Dalam prakteknya, agar growing (bertumbuh) Anda perlu menetapkan tujuan (goal), bandingkan dengan fakta saat ini (realistic) dan temukan berbagai alternatif untuk mempersempit kesenjangan antara tujuan dan kenyataan (option). Setelah itu lakukan aksi atau perubahan yang pasti (way forward) untuk mendekat dengan tujuan.

Dalam membantu menentukan tujuan anggota tim, Anda dapat menggunakan teknik SMART untuk kinerja dan pengembangan karier mereka, serta pastikan tujuan tersebut selaras dengan tujuan organisasi dan tim. Kemudian, bantu anggota tim menilai situasi mereka saat ini dan mengidentifikasi SWOT mereka. Mintalah anggota tim untuk menjelaskan tantangan, hambatan, dan kesenjangan yang mereka hadapi, serta bagaimana hal tersebut mempengaruhi kinerja dan perkembangan mereka. Setelah itu, bantu mereka mengeksplorasi kemungkinan pilihan dan strategi untuk mencapai tujuan mereka. Dorong anggota tim untuk bertukar pikiran dan mengevaluasi pro dan kontra dari setiap pilihan. Terakhir, bantu mereka memutuskan pilihan terbaik dan membuat rencana tindakan terperinci untuk menerapkannya.

Baca juga : GROW : Teknik Coaching Untuk Mengembangkan Potensi Karyawan

4. Sesuaikan gaya coaching dan mentoring dengan kondisi tim

Setiap leader tentu memiliki style atau gaya dalam melakukan coaching dan mentoring dengan anggota timnya. Pendekatan yang dilakukan Anda kepada anggota tim, harus disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan tim. Pada dasarnya, setiap anggota tim mempunyai tingkat kesiapan, kemauan, dan kemampuan yang berbeda untuk belajar dan berubah. Selain itu, Anda perlu menyesuaikan cara dalam memberikan arahan, dukungan, dan tingkat tantangan kepada anggota tim Anda. Misalnya, beberapa anggota tim mungkin memerlukan lebih banyak bimbingan dan umpan balik, sementara yang lain mungkin lebih mandiri dan suka melakukan eksplorasi. Ada pula anggota tim yang mungkin merespon masukan dengan baik, sementara yang lain mungkin memerlukan kritik yang lebih membangun. Beberapa karyawan mungkin lebih nyaman dengan sesi tatap muka, sementara yang lain mungkin lebih memilih sesi online atau telepon. Kuncinya adalah jalin komunikasi dan minta feedback dari proses coaching dan mentoring yang akan maupun sudah dilakukan kepada anggota tim.

5. Atur waktu dan energi

Coaching dan mentoring merupakan aktivitas bermanfaat yang dapat membantu tim untuk berkembang kearah yang lebih baik. Saat hal tersebut terjadi, tentu akan menjadi kepuasan sendiri bagi seorang leader melihat timnya tumbuh dan berkembang. Namun dalam realisasinya, proses ini memakan waktu dan energi Anda sebagai seorang leader. Penting bagi Anda untuk mengatur waktu dan energi saat berperan sebagai coach dan mentor, sekaligus menyeimbangkannya dengan tanggung jawab serta tugas manajerial Anda yang lain.

Agar semua dapat dilaksanakan dengan baik, Anda perlu membuat jadwal dan rencana saat ingin melakukan coaching dan mentoring. Selain itu, Anda harus membuat skala prioritas terkait tugas yang memang perlu cepat diselesaikan atau melakukan pendelegasian tugas kepada rekan kerja atau anggota tim yang saat itu belum mendapatkan jadwal coaching dan mentoring. Hal ini dilakukan agar Anda tidak merasa terbebani dan mengalami stres kerja. Terakhir, jangan takut untuk meminta umpan balik dari anggota tim, rekan, mentor, atau supervisor Anda terkait proses coaching dan mentoring yang sudah Anda laksanakan serta belajarlah dari pengalaman dan kesalahan Anda.

Sumber:

• www.highspeedtraining.co.uk
• www.linkedin.com
• aboutleaders.com
• klc2.kemenkeu.go.id